Organizacja czasu pracy – jak zwiększyć swoją produktywność

Jak zorganizować swoją pracę, aby być bardziej produktywnym? Przeczytaj rady ekspertów i zwiększ swoją efektywność!

Jeżeli masz dużo obowiązków służbowych – czy to pracując na etacie, czy też będąc wolnym strzelcem – kluczową dla twej produktywności kwestią jest organizacja pracy. Jeśli wydaje ci się, że doba jest stanowczo za krótka, by wszystkiemu podołać i czujesz się sfrustrowany, nigdy nie udaje ci się ze wszystkim wyrobić, powinieneś bardziej zwrócić uwagę na to, jak planujesz i wykonujesz swoją pracę, wyeliminować złe nawyki i zastąpić je dobrymi, takimi, które pozwolą ci pracować znacznie efektywniej. Jak to zrobić? Już podpowiadamy!

Jak zorganizować pracę i poprawić swoją efektywność?

Kluczem jest odpowiednie podejście. Przede wszystkim musisz zdać sobie sprawę, że... niestety, doba zawsze będzie miała jedynie 24 godziny, a ty będziesz potrzebować także odpoczynku. Najlepsza nawet organizacja pracy nie sprawi, że podołasz wszystkim obowiązkom, jeśli naprawdę bierzesz ich na siebie zbyt dużo. Aby sobie z tym poradzić...

Ustal priorytety i deleguj zadania

Zastanów się nad tym, które zadania:

• są dla ciebie kluczowe,

• bezwzględnie musisz wykonać sam,

• możesz zlecić komuś innemu.

I zastosuj się do tego! Skup się przede wszystkim na priorytetach, czyli zadaniach, które są dla ciebie w jakiś sposób kluczowe i przynoszą ci największe efekty (np. od nich zależy wysokość twojej premii lub – w przypadku pracy na własny rachunek – twojego wynagrodzenia). Zadania drobniejsze, na które nie starcza ci czasu, a które spokojnie może wykonać za ciebie ktoś inny, możesz zlecić innym osobom. Jeśli jesteś zatrudniony, porozmawiaj z szefem o tym, czy mógłby przydzielić te obowiązki komuś innemu – być może mógłby się nimi zająć praktykant lub stażysta? Jeżeli natomiast pracujesz jako freelancer, po prostu znajdź osobę, która wykona to za ciebie za odpowiednim wynagrodzeniem.

By ułatwić sobie skupienie się na priorytetach, każdy dzień pracy możesz zacząć od zrobienia sobie listy trzech najpilniejszych, najważniejszych zadań. Nie wypisuj wszystkiego, co musisz danego dnia zrobić, bo to jedynie cię rozproszy i... sfrustruje! Zamiast tego skup się na priorytetach, a dopiero gdy już z nimi skończysz i zostanie ci jeszcze trochę czasu, zajmij się resztą.

Grupuj zadania

Podobne zadane grupuj w tematyczne bloki – w ten sposób wszelkie drobnostki wykonasz prędzej i bardziej sprawnie! Jeżeli na przykład odpowiadasz za kontakt z klientami, podziel sobie zadania na:

• odpowiadanie na mejle,

• rozmowy telefoniczne,

• spotkania osobiste.

Koncentracja, a nie multitasking

Zapamiętaj sobie jedno – multitasking, czyli wykonywanie kilku zadań jednocześnie, jest przereklamowany! Być może wydaje ci się, że w ten sposób jesteś w stanie zrobić więcej. Niestety, mylisz się... Do wykonania każdego zadania potrzebujesz odpowiedniej „dawki” koncentracji. Wykonując kilka zadań jednocześnie, nie koncentrujesz się tak naprawdę na żadnym z nim, a w efekcie skończenie każdego zadania zajmuje ci więcej czasu! A nawet jeżeli faktycznie oszczędzasz czas, prawdopodobnie nie wykonujesz tych obowiązków z odpowiednią starannością... Dlatego odhaczaj zadania ze swojej listy pojedynczo i do każdego należycie się przykładaj. Lepiej zrobić mniej, ale porządnie, niż więcej, ale byle jak!

Dziel zadania na mniejsze

Duże zadania mogą cię zniechęcać i sprawiać, że odkładasz je w czasie. Podziel je zatem na mniejsze – w ten sposób uzmysłowisz sobie, co tak naprawdę chcesz osiągnąć, łatwiej ci będzie je zrealizować, a odhaczanie z listy kolejnych punktów zadziała na ciebie motywująco. Metoda małych kroków zawsze działa!

Drobnostki wykonaj od razu

Jeżeli jakieś zadanie zajmie ci nie więcej niż 2 minuty, nie warto odkładać go w czasie. Zrób to od razu! Będziesz mieć z głowy i nie będziesz piętrzyć przed sobą zadań!

Pozbądź się rozpraszaczy

W erze telefonów komórkowych i mediów społecznościowych, jesteśmy nieustannie narażeni na rozpraszanie naszej uwagi. W końcu kto nie robi sobie od czasu do czasu przerwy, aby sprawdzić co się dzieje na facebooku? Kto nie odpisuje na bieżąco na esemesy i nie wycisza telefonu prywatnego w trakcie pracy? Niestety, takie grzeszki ma na sumieniu większość z nas. Warto wiedzieć, że produktywność znacznie wzrasta, kiedy wyeliminuje się takie rozpraszacze. Gdy skupiasz się na wykonywanym zadaniu, wycisz swój prywatny telefon, wyłącz facebooka (możesz nawet zainstalować sobie specjalną aplikację, która blokuje dostęp do wybranych przez ciebie stron – na stałe lub na określony czas) i wyloguj się nawet z służbowej skrzynki mejlowej.

Porządek w miejscu pracy

Czy tego chcemy, czy nie, środowisko naszej pracy ma na nas niemały wpływ. Zadbaj więc koniecznie o:

• prawidłowe ustawienie biurka, krzesła i monitora – biurko nie powinno być ustawione tyłem do drzwi czy też tyłem do reszty pomieszczenia, gdyż stale będziesz się rozpraszał, kiedy coś będzie się działo za twoimi plecami. Krzesło czy fotel musi być wysokością dostosowane do twojego wzrostu, powinno też być wygodne, jeśli spędzasz na nim większą część dnia pracy. Z kolei monitor nie powinien być ustawiony naprzeciw okna, aby nie odbijać światła.

• światło dzienne w miejscu pracy – w miejscu pracy powinny być okna, odsłonięte w ciągu dnia. Jeśli jednak nie ma okien, a ty nie masz możliwości zmiany pomieszczenia, postaraj się chociaż o to, aby źródła sztucznego światła jak najlepiej imitowały to naturalne.

• porządek na biurku – trzymaj tam jedynie naprawdę niezbędne przedmioty! Bałagan to także rozpraszacz!

Pamiętaj o odpoczynku

Taką samą ilość czasu, jaką poświęcasz na pracę, powinieneś również przeznaczyć na odpoczynek. Człowiek wypoczęty jest w stanie zrobić więcej, działa szybciej i jest bardziej kreatywny. Dzięki odpoczynkowi także zatem możesz zwiększyć swoją produktywność, pamiętaj o tym na co dzień!