Jak rozwiązywać konflikty w pracy?

Skąd biorą się konflikty? Jakie sytuacje im sprzyjają? Jak im zapobiegać? Sprawdź!

W każdej firmie i w każdym zespole zdarzają się konflikty. To naturalne, że w większych grupach ludzi pojawia się różnica zdań... Aby jednak owa różnica zdań nie przerodziła się w ostry konflikt, który utrudnia pracę całego działu albo nawet firmy, warto wiedzieć, jak rozwiązywać spory oraz jak zapobiegać eskalacji konfliktu. Sprawdź, skąd biorą się nieporozumienia w zespole, jakie mogą mieć skutki i jak sobie z tym wszystkim poradzić!

Skąd się biorą konflikty w zespole?

Dobrze jest poznać przyczyny konfliktu – co prawda już nie cofnie się czasu, ale na przyszłość będzie można takich czynników unikać lub łagodzić sytuację w przypadku ich wystąpienia. W twoim zespole, oczywiście, przyczyny konfliktu mogą leżeć zupełnie gdzie indziej, ale na ogół konfliktom sprzyjają:

• tak zwany wyścig szczurów, czyli zaostrzona rywalizacja oraz wysokie ambicje,

• sytuacje stresowe, np. nowy członek w zespole, nadmiar obowiązków, trudności finansowe firmy,

• umiejętności komunikacyjne na niskim poziomie czy w ogóle trudności w porozumieniu się,

• zależność od drugiej osoby,

• różnice osobowości, czyli inny sposób patrzenia na świat, odmienne cele i wartości.

Konflikt niszczy

Pomimo że konflikt może mieć pozytywne skutki w postaci pobudzenia zespołu do pracy, a nawet stymulacji kreatywności w poszukiwaniu nowych rozwiązań, to jednak na dłuższą metę szkodzi on i firmie, i uczestniczących w nim pracownikom.

Gdy konflikt eskaluje, w dziale (a czasem nawet i w całej firmie) naturalną koleją rzeczy psuje się atmosfera, a uczestnicy konfliktu oraz najbliżsi jego świadkowie tracą motywację do pracy oraz chęć do współpracy z innymi. To zaś prowadzi prosto do obniżenia efektywności zespołu, w wyniku czego firma może nawet ponieść straty! Co więcej, pracownicy zamieszani w spór są narażeni na stres, w związku z czym chętniej biorą zwolnienia chorobowe lub... prowokują kolejne konflikty. Długotrwałe konflikty natomiast przyczyniają się do wysokiej rotacji pracowników, która – jak wiadomo – dezorganizuje i spowalnia pracę firmy. Jeśli zaś wyrzuty w kierunku współpracowników i opinie na temat sporów wydostaną się poza zakład pracy, wpływa to znacząco na wizerunek firmy w oczach opinii publicznej.

Właściwe warunki pracy zapobiegną konfliktom

Ponieważ to pracodawca i jego przedstawiciele, czyli menedżerowie, w głównej mierze odpowiadają za warunki pracy, to w ich gestii leży stworzenie środowiska pracy, które nie będzie generować dużego stresu i będzie sprzyjać komunikacji i porozumieniu. Jak to jednak zrobić?

• Zadbać o warunki sprzyjające relaksowi podczas przerw od pracy, czyli przede wszystkim zapewnić przerwy oraz przestrzeń (np. pokój socjalny), w której będzie można spokojnie napić się kawy, zjeść śniadanie, porozmawiać z innymi pracownikami.

• Dać pracownikom poczucie bezpieczeństwa, a więc być szczerym w kontaktach, nie ukrywać nic przed pracownikami, być rzeczowym w komunikacji.

• Nie obciążać pracowników nadmiarem obowiązków, bo to generuje stres, a ten sprzyja konfliktom.

• Wprowadzić procedury i zasady organizacji pracy.

• Separować od siebie osoby, między którymi często dochodzi do zgrzytów.

Sami pracownicy również mogą starać się zapobiegać konfliktom – ich podejście także ma ogromne znaczenie. Aby zatem w swoim własnym zakresie zapobiegali sytuacjom konfliktowym, powinni pracować nad swoimi emocjami, szukać drogi porozumienia, nie przenosić na współpracowników problemów z innych sfer życia, np. z domu. Stresowi, który sprzyja sporom, można zapobiegać także przez odpowiednie zarządzanie sobą w czasie i znalezienie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym.

Jak rozwiązywać konflikty w zespole?

Konflikty się zdarzają, to normalne, i należy się do tego... przyzwyczaić. Gdy przyjmiesz do wiadomości, że jest to powszechne zjawisko i nie ma w nim nic dziwnego, będziesz w stanie zapanować nad sobą i racjonalnie podejść do rozwiązania sporu. To racjonalne podejście jest niezwykle ważne – nie można dać się ponieść emocjom, brać do siebie każdego konfliktu, bo przez to trudniej znaleźć drogę porozumienia.

Kiedy już opanujesz emocje i będziesz w stanie na spokojnie podejść do kwestii spornej, pomyśl o drugiej stronie konfliktu – to też jest człowiek, który ma własne wartości i cele, popełnia błędy, jak każdy z nas, i... również pragnie spokoju. Dlatego podczas rozmowy użyj swojej empatii, spróbuj wczuć się w sytuację drugiej strony, spojrzeć na konflikt jej oczami. Dąż do porozumienia, a nie do zaogniania konfliktu. Jest na to kilka sposobów:

• szanuj swojego rozmówcę – to podstawa.

• jeśli krytykujesz, to tylko konstruktywnie – nie zniżaj się do argumentów ad personam, nie krytykuj bez powodu, uzasadniaj swoje stanowisko,

• wysłuchaj – nie przerywaj, nie unoś się, nie mów bez przerwy, po prostu daj rozmówcy się wypowiedzieć, wysłuchaj tego, co ma do powiedzenia, i spróbuj zrozumieć.

• odnieś się do konkretnej sytuacji – jeśli staracie się rozwiązać jedną kwestię sporną, nie wypominaj interlokutorowi innych sytuacji, nie zbaczaj z tematu i nie uogólniaj.

• mów o swoich emocjach – zamiast atakować współpracownika za coś, co zrobił czy nie zrobił, powiedz mu o swoich emocjach, które to w tobie wzbudziło.

• używaj słowa „rozumiem” - to łagodzi konflikt, bo pokazuje, że dociera do ciebie to, co twój rozmówca ma do powiedzenia.

• ustal priorytety swoje i rozmówcy – dzięki temu łatwiej będzie wam dojść do ewentualnego kompromisu.